با چند راهکار ساده ایمیل های دریافتی را سازماندهی کنید

با چند راهکار ساده ایمیل های دریافتی را سازماندهی کنید

با چند راهکار ساده ایمیل های دریافتی را سازماندهی کنید : صبح شنبه است شما پشت میز نشسته اید و همان حس همیشه را دارید. از آغاز هفته و روزهای کاری پیش رو نترسید، بلکه از تعداد زیاد ایمیل های دریافتی بترسید!

فرض کنید شما مسئول یک تیم بزرگ هستید و هر روز حداقل 50 ایمیل دریافت می کنید. خواندن و پاسخ دادن به همه این ایمیل ها زمان زیادی می برد و برای انجام این کار روزانه باید ساعت های زیادی پشت میز بنشینید. پس بدیهی است که در پروژه ها عقب مانده اید و برای بازگشت به کار باید تا دیر وقت کار کنید.

ایمیل یک ابزار ارتباطی بسیار مفید است اگر به درستی استفاده شود. اما حجم انبوه ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنیم و پاسخ‌هایی که باید به آن‌ها پاسخ دهیم آزارمان می‌دهد.

با این حال راه هایی برای مدیریت ایمیل ها وجود دارد که به شما کمک می کند کارایی خود را افزایش دهید. در این مقاله به معرفی راهکارهایی برای انجام این کار برای مدیریت موثر ایمیل ها می پردازیم. شما همچنین میتوانید با کلیک برروی ساده ترین روش ساخت ایمیل + gmail این مقاله را هم بخوانید.

توجه:

به خاطر داشته باشید که این استراتژی ها ممکن است برای همه کارساز نباشد. بنابراین زمانی که به مدیریت ایمیل فکر می کنید، خودتان قضاوت کنید که کدام استراتژی برای شما بهتر جواب می دهد.

ایمیل ها را بررسی کنید

ایمیل های خود را به طور مرتب در طول روز بررسی کنید تا صندوق ورودی ایمیل خود را در سطح قابل مدیریت نگه دارید.

با این حال، وقفه ها و حواس پرتی های مداوم ناشی از انجام یک کار چندوظیفه ای می تواند تا حد زیادی بهره وری شما را کاهش دهد و توانایی شما را برای وارد شدن به حالت "تچان" در هنگام کار بر روی پروژه های ارزشمند محدود کند.

یکی از استراتژی هایی که می توانید استفاده کنید این است که صندوق ورودی خود را در ساعات خاصی از روز که مشخص می کنید بررسی کنید. به عنوان مثال، می توانید زمانی را در صبح، قبل از ناهار یا در پایان روز اختصاص دهید.

همچنین می‌توانید از ویژگی‌های نرم‌افزار ایمیل برای «دریافت» پیام‌ها در زمان‌های خاص استفاده کنید تا دیگر حواس‌تان به دریافت نابهنگام آن‌ها در حین انجام کارهای دیگر پرت نشود. اگر قادر به استفاده از این نرم افزارها نیستید، حداقل هشدارهای صوتی و تصویری (بر اساس دریافت ایمیل) را غیرفعال کنید.

می توانید ایمیل ها را بعد از یک دوره طولانی کار متمرکز یا در زمانی از روز که انرژی و خلاقیت شما در پایین ترین حد خود قرار دارد بخوانید و به آنها پاسخ دهید. مقاله ما با عنوان "صبح چه کنیم؟" به شما کمک می کند تعیین کنید چه زمانی از روز کمترین انرژی را دارید تا بتوانید برنامه خود را به درستی مدیریت کنید.

اگر نگران واکنش همکاران، رئیس یا مشتریان خود هستید، مبادا از تاخیر در دریافت پاسخ از شما ناراحت یا گیج شوند، به آنها توضیح دهید که ساعات خاصی از روز شما به بررسی ایمیل ها اختصاص دارد و آنها می توانند اگر درخواست آنها فوری است با شما تماس بگیرند یا از پیام فوری استفاده کنید.

نکته:

بدیهی است که در برخی از مشاغل، باید صندوق ورودی خود را به طور منظم چک کنید به خصوص اگر کسب و کار شما از ایمیل به عنوان ابزار اصلی ارتباطی استفاده می کند در این موارد، بر اساس تشخیص و شرایط خود از این راهکارها استفاده کنید.

ایمیل را بخوانید

اگر می خواهید ایمیل های خود را بدون اتلاف وقت بخوانید، زمان زیادی را برای انجام این کار تلف خواهید کرد.

اگر خواندن ایمیل و جواب دادن به آن،‌ کمتر از دو دقیقه وقت شما را می‌گیرد، ابتدا سعی کنید از «قانون دو دقیقه» استفاده کنید. (مفهومی که توسط دیوید آلن، نویسنده‌ی کتاب «Getting Things Done» ایجاد شد) یعنی همان موقع به ایمیل پاسخ دهید، حتی اگر از اولویت بالایی هم برخوردار نیست.

ایده پشت این کار این است که اگر پردازش یک ایمیل کمتر از دو دقیقه طول می کشد، بهتر است به جای خواندن و به تعویق انداختن پاسخ دادن به ایمیل بلافاصله پس از خواندن آن به آن پاسخ دهید.

برای ایمیل هایی که خواندن و پاسخ دادن به آنها بیش از دو دقیقه طول می کشد، تاریخی را در تقویم خود تعیین کنید یا آنها را به لیست کارهای خود اضافه کنید تا در زمان مناسب آنها را بررسی کنید.

اکثر برنامه‌های ایمیل دارای گزینه‌هایی هستند که می‌توانید از آنها برای علامت‌گذاری ایمیل‌هایی که باید پاسخ داده شوند یا با نمادهایی مانند ستاره استفاده کنید بنابراین هر زمان که می توانید از این ابزار مفید استفاده کنید.

نکته:

بسیاری از ما ایمیل هایی از شرکت یا اعضای تیم دریافت می کنیم که صرفاً اطلاعاتی است. اگر نام شما در بخش CC (و نه در بخش To) ذکر شده است، ممکن است ایمیل فقط برای اطلاع رسانی باشد. این ایمیل ها را در یک پوشه جداگانه قرار دهید تا بتوانید بعدا آنها را بخوانید.

مرتب سازی ایمیل ها

آیا می توانید تصور کنید صندوق ورودی ایمیل شما خالی است؟ این ایده غیر قابل باور است! داشتن صندوق ورودی ایمیل خالی ممکن است غیرممکن به نظر برسد. اما محرمانه نگه داشتن صندوق پستی غیرممکن نیست و به ما کمک می کند هم منظم بمانیم و هم استرس را از بین ببریم.

یک سیستم بایگانی ساده برای شروع مدیریت ایمیل های خود ایجاد کنید. از طبقه بندی های جامع استفاده کنید، مانند: ، فهرست کارها، مرجع، بایگانی. اگر بتوانید وظایف خود را بر اساس این دسته بندی ها جابجا کنید، مخصوصاً در «فهرست کارها» و «لیست کارهای انجام شده»، پس این لیست ها به طور غیررسمی شبیه یک «لیست کارهای انجام شده» هستند.

اگر چهار پوشه برای نیازهای شما کافی نیست، می توانید پوشه های بیشتری اضافه کنید یا از یک سیستم پیچیده تر کمک بگیرید. به عنوان مثال، می توانید برای هر پروژه ای که روی آن کار می کنید یک پوشه ایجاد کنید یا برای هر مشتری یا فروشنده مجموعه ای از پوشه ها ایجاد کنید.

مزیت مرتب‌سازی ایمیل‌ها با ایجاد این پوشه‌ها این است که یافتن ایمیل‌های گذشته را آسان‌تر می‌کند. به جای جستجوی کل سیستم، می توانید به آن پوشه ایمیل بروید.

از تنظیمات استفاده کنید

اکثر برنامه‌های ایمیل مانند Outlook و Gmail به شما اجازه می‌دهند ایمیل‌ها را طوری پیکربندی کنید که به‌محض دریافت به‌طور خودکار در یک پوشه خاص قرار گیرند.

به عنوان مثال ممکن است هر روز ایمیل هایی دریافت کنید تا از فروش محصولات یا خدمات شرکت خود مطلع شوید شما می خواهید این ایمیل ها را دریافت کنید زیرا می خواهید مطلع شوید اما نمی خواهید این ایمیل ها صندوق ورودی شما را حذف کنند.

اینجاست که می‌توانید برنامه ایمیل خود را طوری پیکربندی کنید که به محض دریافت ایمیل‌هایی با برچسب «آمار فروش»، مثلاً در پوشه «فروش شرکت»، داشته باشید.

این بدان معنی است که شما مجبور نیستید این کار را به صورت دستی انجام دهید. با استفاده از امکانات این برنامه ها تمامی ایمیل های با موضوع «آمار فروش» در یک پوشه قرار می گیرند.

ایمیل های غیر ضروری

اگر به طور مرتب ایمیل‌هایی را از منابعی مانند خبرنامه، وبلاگ و مقاله دریافت می‌کنید، می‌توانید آنها را به آدرس ایمیل دیگری ارسال کنید یا تنظیماتی را انتخاب کنید تا این ایمیل‌ها به یک پوشه خاص منتقل شوند.

این استراتژی‌ها صندوق ورودی شما را خالی می‌گذارند و ایمیل‌ها را در پوشه‌های خودشان در زمان مناسب خوانده می‌شوند.

نکته:

نوشتن ایمیل های موثر برای رئیس، همکاران و مشتریان شما بسیار مهم است. این توانایی نه تنها استرس و ناامیدی آنها را کاهش می دهد بلکه اگر محتوای ایمیل پاسخ کوتاه و مرتبط باشد در وقت شما و آنها نیز صرفه جویی می کند.

عادات خوب تیم را ترویج دهید

یکی از بهترین راه‌ها برای مدیریت ایمیل، تشویق مردم به ارسال ایمیل‌های کمتر است.

به عنوان مثال اگر برخی از اعضای تیم به طور منظم برای شما ایمیل های طولانی ارسال می کنند آنها را از این موضوع خسته کننده مطلع کنید. به آرامی اما جدی به آنها بگویید که به دلیل کمبود وقت، ایمیل هایی که ارسال می کنند نباید بیشتر از یک یا دو پاراگراف باشد.

بهتر است هر ایمیلی که بیش از دو پاراگراف دارد را با یک تماس تلفنی جایگزین کنید از طرف دیگر به جای ارسال این ایمیل های طولانی، همکاران شما می توانند به دفتر شما مراجعه کرده و حضوری با شما صحبت کنند.

علاوه بر این ایمیل و استراتژی های ارتباطی خوب را در سازمان خود ترویج دهید. افراد را تشویق کنید تا از استراتژی های ذکر شده در این مقاله استفاده کنند.